Знакомство с базой данных access

Знакомство с пакетом MS Access. Мастер создания таблиц.

знакомство с базой данных access

Одним из продуктов пакета Microsoft Office является Access , он относится к категории систем управления базами данных (СУБД). База данных – это список (таблица) с. Работа с шаблоном базы данных. Знакомство с интерфейсом, настройки. Задание 1. Создание БД на основе шаблона. ▫ Запустите программу Access .

знакомство с базой данных access

Таблица состоит из полей столбцов и записей строкКаждое поле содержит 1 характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и снижает число ошибок при вводе данных.

Запросы Создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которой может быть использована на ряду с другой таблицей БД при обработке данных.

Запрос может формироваться в виде запросов по образцу или с помощью инструкций SQL-языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблице или создать новые таблицы на основе уже существующих. Форма Является основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу.

Формы также могут использоваться для создания панели управления в приложении. Отчеты Предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя и вывода их на печать. Страницы Диалоговая WEB-страница, поддерживающая динамическую связь с БД и позволяющая просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая при этом в окне браузера.

Макросы Программы, которые содержат описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементы приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой, создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора макрокоманд и задание параметров используемых или при выполнении.

Модули Содержат процедуры на языке VBA. Могут выдаваться продукты-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя и процедуры для обработки событий. Способы создание базы данных Правильная структура базы данных подразумевает: Процесс разработки базы данных включает следующие шаги: Определение цели создания базы данных Это позволяет подготовиться к выполнению следующих шагов.

Тема Знакомство с базой данных Access

Поиск и организация необходимых данных Следует собирать все данные, которые необходимо сохранить в базе данных, например, наименования продуктов и номера заказов. Для каждой темы будет создана таблица.

знакомство с базой данных access

Преобразование элементов данных в столбцы Определите, какие данные требуется хранить в каждой таблице. Каждый элемент данных будет введен в отдельное поле и станет столбцом таблицы. Задание первичных ключей Выберите первичные ключи таблиц. Первичный ключ — столбец для однозначного определения каждой записи, например код продукта или заказа.

Создание связей между таблицами Проанализируйте все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы для создания необходимых связей.

Усовершенствование структуры Проверьте структуру базы данных на наличие ошибок. Создайте таблицы и добавьте несколько записей с образцами данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете.

Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах. Откройте нужную базу данных. На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус. В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать.

Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов. Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать. Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.

Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать. Просмотр таблицы в режиме конструктора Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных. Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление.

  • Структура базы данных Access
  • Знакомство с пакетом MS Access. Мастер создания таблиц.

Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы.

Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают. Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора. При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных. Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.

Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля. Поле подстановок отображает один набор значений одно или несколько полей, например имя и фамилиюно обычно хранит другой набор значений одно поле, такое как числовой код.

Например, поле подстановок может содержать код сотрудника хранимое значениено отображать имя сотрудника отображаемое значение. При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.

На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить. Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы.

Для поля КодГруппы выбрать тип Мастер подстановок. Это позволит облегчить заполнение данными этого поля, так как в таблице Студенты будут отображаться не коды группы, а их названия.

После выбора типа Мастер подстановок откроется первое диалоговое окно Создание подстановки. В этом окне выбирается способ, которым столбец подстановки получит свои значения: В следующем диалоговом окне выбирается таблица, содержащая столбец подстановки — Группа студентов, щелчок по кнопке Далее.

Щелчок по кнопке Далее. Следующее окно содержит сообщения о том, какие действия выполнить со столбцом в случае необходимости. В следующем окне выполнить щелчок по кнопке Готово. Появится сообщение о том, что перед созданием связи необходимо сохранить таблицу. Для этого выполнить щелчок по кнопке Да. В разделе Тип данных будет указан тип числовой, то есть тип, соответствующий типу поля подстановки из таблицы Группа студентов. Для поля КодГруппы установить свойство - Индексированное поле. Для этого в разделе Свойство поля выбрать строку Индексированное поле.

Выполнить щелчок по кнопке раскрытия списка и выбрать строку - Да Допускаются совпадения.

Урок 7.1. Знакомство с программой Access

После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодСтудента. Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Студенты. Создать структуру таблицы Дисциплины. В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 3. После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле - КодДисциплины. Сохранить структуры таблицы, введя имя таблицы, Дисциплины. Создать структуру таблицы Успеваемость. В окне Конструктора таблиц заполнить разделы Имя поля, Тип данных и Свойства поля в соответствии с таблицей 4.

Это позволит облегчить заполнение данными этих полей, так как в таблице Успеваемость будут отображаться не коды дисциплины и студента, а их названия.

В таблице необходимо выбрать поля КодДисциплины и КодСтудента в качестве индексированных полей. Для свойства Индексированное поле установить значение Да Допускаются совпадения. После создания структуры таблицы необходимо задать ключевое поле — КодОценки можно отказаться от создания ключевого поля Сохранить структуру таблицы с именем Успеваемость.